使用文檔AI簡化發(fā)票審批工作流
作者：AlphaFlow團隊來源：zqrtjx.com.cn訪問：116時間：2024-06-22
高效的發(fā)票審批使企業(yè)能夠驗證發(fā)票信息的準確性，包括定價、數(shù)量和合同條款。公司可以熟練地管理其現(xiàn)金流，同時遵守合規(guī)標準并與供應商建立積極的關系。
然而，在發(fā)票審批中實現(xiàn)100%的直通流程（STP）率面臨著許多挑戰(zhàn)，紙質(zhì)發(fā)票是一個重大障礙。它們需要掃描和驗證，然后才能開始審批工作流。即使是數(shù)字發(fā)票也有不同的格式和布局，這使得提取相關數(shù)據(jù)變得困難。將付款條件、行項目和賬單代碼轉(zhuǎn)換到組織的系統(tǒng)中可能很耗時，而且容易出錯。
手動發(fā)票處理和審批的挑戰(zhàn)
應付賬款功能在各企業(yè)中至關重要，確保高效的現(xiàn)金流管理，同時保持準確的記錄和及時的付款。此外，它在防止意外開支和維護金融穩(wěn)定方面發(fā)揮著至關重要的作用。
但是，如果您的應付賬款部門依賴手動開票流程，則更有可能出現(xiàn)處理速度慢、付款不正確、發(fā)票丟失、不一致、合規(guī)錯誤和缺乏可見性等情況。
讓我們更詳細地探討這些挑戰(zhàn)。
1. 效率低下和延誤
手動發(fā)票處理和審批帶來了巨大的時間和資源挑戰(zhàn)。手動處理實體發(fā)票、數(shù)據(jù)輸入、審批流程和解決差異可能會耗費大量時間，導致付款延遲。這種延誤可能會對供應商關系產(chǎn)生負面影響，使現(xiàn)金流緊張，并可能導致經(jīng)濟處罰。此外，手工流程給應付賬款工作人員帶來了更大的壓力和更重的工作量，降低了整體效率和生產(chǎn)力。
2. 缺乏跟蹤和可見性
手動流程往往缺乏透明度和跟蹤能力。確定發(fā)票的狀態(tài)、查找放錯地方或丟失的發(fā)票以及跟蹤審批進度都是具有挑戰(zhàn)性的任務。由于缺乏適當?shù)目梢娦院透櫃C制，也很難向供應商和合作商提供付款結算時間的準確估計。
3. 合規(guī)風險
手動流程會增加不符合法規(guī)要求的風險。文件不足、付款期限疏忽或不遵守稅務法規(guī)可能會導致處罰和法律復雜化，并損害組織的聲譽。
4. 欺詐風險
應付賬款的手工處理往往缺乏強有力的內(nèi)部控制，難以預防和發(fā)現(xiàn)欺詐活動。由于缺乏適當?shù)穆氊焺澐趾捅O(jiān)督機制，參與發(fā)票處理的個人有機會利用漏洞謀取私利。
5. 缺乏數(shù)據(jù)分析和見解
手動流程限制了對發(fā)票數(shù)據(jù)的全面分析。由于數(shù)據(jù)可訪問性有限，可以從發(fā)票數(shù)據(jù)中提取的有價值的見解和趨勢，包括現(xiàn)金流分析、供應商績效評估和成本節(jié)約機會的識別，經(jīng)常被忽視。
6. 報告和文件的復雜性
手動流程在生成準確及時的報告和向?qū)徲嫀熖峁┧栉募矫鎺砹颂魬?zhàn)。這可能導致審計效率低下、財務報告延遲以及合規(guī)風險增加。它們還使識別欺詐活動和收集調(diào)查證據(jù)變得具有挑戰(zhàn)性。
企業(yè)必須利用文檔AI進行發(fā)票審批，以克服不同系統(tǒng)和手動紙質(zhì)發(fā)票的困難。通過簡化審批工作流程，基于人工智能的工具實現(xiàn)了支付結果和發(fā)票之間的無縫集成，同時自動化了來自各種來源的數(shù)據(jù)翻譯。因此，企業(yè)可以更快地從發(fā)票中提取、驗證和驗證數(shù)據(jù)，從而提高效率、準確性和成本節(jié)約。
