工作流分析是了解工作流性能并檢查改進(jìn)流程的主要手段。通過對不同顆粒度的任務(wù)級別進(jìn)行查看，檢驗工作流中的用戶以獲得最佳效率。工作流分析通常會揭示冗余任務(wù)、業(yè)務(wù)瓶頸以及實現(xiàn)更多的業(yè)務(wù)自動化。

如果你關(guān)注企業(yè)效率，那么你可能已經(jīng)花時間考慮工作流管理、BPM和業(yè)務(wù)流程自動化。許多人只是因為害怕錯過工作流自動化的潮流，卻匆忙地選擇了工作流來提升業(yè)務(wù)，然而他們的努力并沒有達(dá)到預(yù)期的效果。為什么？因為他們沒有善用工作流分析。

除非你知道你對企業(yè)的期望在哪里，以及如何改進(jìn)你的工作流程，否則單單建立一個自動化的工作流程并沒有意義。未經(jīng)檢驗的工作流很快就會過時，也會成為系統(tǒng)中冗余的一部分，一點也無法發(fā)揮它的價值。

但是，如果你有來自業(yè)務(wù)流程中各類數(shù)據(jù)的反饋，則可以使用工作流分析來找到幾種簡單的方法來優(yōu)化你已實現(xiàn)的流程，幫助你擴(kuò)大生產(chǎn)力。

你為什么需要工作流分析？

市場和環(huán)境在不斷變化，如果你的工作流程無法跟上內(nèi)部和外部的發(fā)展，你就有可能無法滿足客戶和員工不斷變化的需求。

工作流分析確保你在實現(xiàn)工作流自動化時獲得所需的好處：這包括業(yè)務(wù)流程中的效率和生產(chǎn)力、客戶滿意度、法規(guī)遵從性和員工敬業(yè)度考察。

這里有幾個步驟可以幫助你進(jìn)行工作流分析。

步驟1：收集硬數(shù)據(jù)

獲取要檢查的工作流的報告：分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)，看看哪些是按要求執(zhí)行的，哪些不是。你需要什么樣的數(shù)據(jù)？是在一段時間內(nèi)啟動的工作流中的項目數(shù)，還是項目的完成數(shù)，又或者是拒絕的項目數(shù)。完成每個任務(wù)所需的平均、最短和最長時間是多少？任務(wù)被發(fā)回或拒絕的次數(shù)，項目需要額外澄清的次數(shù)。這些硬數(shù)據(jù)會像你直觀的反應(yīng)流程中哪些執(zhí)行并不到位。

例如，考慮一個開支報告的工作流?；仡櫳蟼€月，你可能會發(fā)現(xiàn)你提交了68份費用報告，55份已完成，但沒有一份被拒絕。深入研究，你會發(fā)現(xiàn)大多數(shù)任務(wù)都可以在一天內(nèi)完成，但有幾個項目已經(jīng)等待了一周多。您有四個步驟的工作流程：發(fā)起人、經(jīng)理批準(zhǔn)、部門主管批準(zhǔn)（對于超過1000元的報告）和財務(wù)處理。財務(wù)處理的平均完成時間只有6個小時，部門主管的批準(zhǔn)是4個小時。但是，由于平均時間是三天，經(jīng)理批準(zhǔn)人任務(wù)有很多混亂。這說明在流程中經(jīng)理批準(zhǔn)人的環(huán)節(jié)就有可以提高效率的地方。

步驟2：收集軟數(shù)據(jù)

為了進(jìn)一步分析工作流程，你需要的不僅僅是數(shù)字。現(xiàn)在你需要去和那些經(jīng)常使用工作流工具的人談?wù)劇?/p>

例如，你的銷售團(tuán)隊負(fù)責(zé)80%的費用報告提交，因此你可以與他們討論他們對工作流程的想法。他們對這種形式的便捷感到滿意嗎？他們對提交請求有什么不滿嗎？他們的報銷是否按時得到批準(zhǔn)？

假設(shè)你的銷售副總裁說他喜歡在手機(jī)上快速通過審批，而不必?fù)?dān)心登錄系統(tǒng)。財務(wù)人員也說他們很滿意。但如果一些人抱怨他們沒有批準(zhǔn)請求所需的所有數(shù)據(jù)，那會怎么樣呢？他們向銷售代表發(fā)送電子郵件以獲取更多詳細(xì)信息，但通常需要時間才能得到答復(fù)。

在執(zhí)行工作流分析時，這是非常重要的信息。工作流分析工具通常只關(guān)注硬數(shù)據(jù)，但另一方面，這些軟數(shù)據(jù)為業(yè)務(wù)優(yōu)化提供了再升級的機(jī)會。

步驟3：提出難題

工作流分析的下一階段是提出指導(dǎo)工作流的問題。工作流的目的是什么？工作流應(yīng)該為誰服務(wù)？什么定義了一個好的流程？

創(chuàng)建一些工作流是為了最小化錯誤；另一些則是為了加快流程進(jìn)程。

例如銷售們會認(rèn)為他們花費太多時間通過郵件批準(zhǔn)費用的報告。他們還希望有更好的選擇，以確保處理的準(zhǔn)確性和速度。當(dāng)我們在進(jìn)行工作流分析時牢記全局時，我們可以提出以下問題：這一步真的需要嗎？是否可以從批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為通知？是否每個人都有足夠的數(shù)據(jù)來完成他們手頭的任務(wù)？我們怎樣才能帶來更多的自動化？

回到前面的例子，一些開支報告可能無法按時完成，因為一位銷售經(jīng)理認(rèn)為缺少某些數(shù)據(jù)。銷售經(jīng)理以往的工作習(xí)慣造成了他沒有正確使用工作流系統(tǒng)，他或許只是發(fā)送電子郵件，而不是通過系統(tǒng)將項目發(fā)回給發(fā)起人，造成了工作流的耽誤。通過，這種工作流分析，我們會發(fā)現(xiàn)問題真正出在了哪里。是流程設(shè)計不合理，還是人為因素造成了拖延。

解決上述問題的最佳解決方案是對工作流表單進(jìn)行更改，提醒管理者在回復(fù)郵件的同時要回審項目（可能添加新參數(shù)或強(qiáng)制設(shè)置字段），并在系統(tǒng)上提供一些進(jìn)修培訓(xùn)改變一些員工陳舊的工作習(xí)慣。

當(dāng)然，也可以結(jié)合使用工作流分析工具和當(dāng)面溝通的方式，只要它可以幫助你找到正確的解決方案。

步驟4：實施變更與跟進(jìn)

一旦確定了來自工作流分析的所有更改，就在系統(tǒng)中實施它們。將任何更改通知所有涉眾，并讓他們知道是否會有任何停機(jī)更新的可能，或者針對如何在更改的工作流中處理項目進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。

工作流分析不僅僅是一種識別工作流是否需要進(jìn)行任何更改的好方法。你還可以準(zhǔn)備有用的報告，并查看特定工作流在哪些方面有助于你的企業(yè)發(fā)展。不斷地分析和改進(jìn)你的工作流程是很重要的。

優(yōu)秀的工作流分析工具確保您可以輕松獲得執(zhí)行分析所需的所有數(shù)據(jù)，從而節(jié)省你的時間、精力和金錢。一個好的工具可以幫助你確定哪些流程運行順利，哪些需要改善。